Aide et FAQ - ViboraMatch
ViboraMatch c'est quoi ??
ViboraMatch vous permet d'automatiser la création et l'appariement de votre tournoi de Padel.
L'automatisation de votre tournoi de padel via une plateforme en ligne transforme une gestion complexe en un processus fluide et sans erreur. En important directement vos listes de paires (Excel ou CSV), vous éliminez les saisies manuelles fastidieuses et les risques d'oublis. Le système calcule instantanément le poids des équipes et génère automatiquement le nombre optimal de poules, tout en gérant intelligemment les "byes" (exempts) pour équilibrer les tableaux de manière équitable.
Une fois les poules créées, vous pouvez les imprimer en un clic pour un affichage physique, tandis que les joueurs consultent les résultats et les classements en temps réel sur leurs smartphones. Cette centralisation des données offre une transparence totale et permet à l'organisateur de se concentrer sur l'ambiance du club plutôt que sur les calculs mathématiques de dernière minute.
TDL et TEE : Tu gères ?
Evidemment ! 😉
Au padel, TDL et TEE désignent deux formats de tableaux de tournoi utilisés par la FFT :
- TDL — Tableau à Départ en Ligne
- TEE — Tableau à Entrées Échelonnées
Différence principale
TDL (Tableau à Départ en Ligne)
Tout le monde démarre au même tour.
Exemple :
16 équipes → tout le monde commence en 1/8e de finale
➡️ C'est le format « classique » à élimination directe.
Avantages :
- simple à comprendre
- rapide à organiser
- équitable : tout le monde joue le même nombre de tours pour gagner
Inconvénient :
- les meilleures paires peuvent rencontrer des adversaires faibles dès le début
TEE (Tableau à Entrées Échelonnées)
Les meilleures équipes (« têtes de série ») entrent plus tard dans le tournoi.
Exemple :
certaines équipes commencent en pré-tour → les têtes de série arrivent directement en quart ou en demi
➡️ Le but est de protéger les meilleures paires et d'équilibrer le niveau.
Avantages :
- évite que les favoris se rencontrent trop tôt
- intéressant quand il y a beaucoup d'écart de niveau
Inconvénients :
- certaines équipes jouent plus de matchs que d'autres
- peut sembler moins « équitable » pour les joueurs qui démarrent plus tôt
Comment importer mes joueurs ?
Le système sait lire les fichiers .csv et Excel (.xlsx) pour une intégration rapide et sans erreur de vos listes de paires. Allez dans l'onglet "Importation", sélectionnez votre fichier respectant le format requis et cliquez sur "📤 Importer".
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Quels sont les tarifs ?
Grille des tarifs ... Vraiment ? 😃
Pourquoi les inscritptions sont limitées à 50 ?
Combien de poules et combien de têtes de séries entrantes suggérés?
(Attention, dans certains cas il est mathématiquement impossible d'avoir un quart de finale avec 8 poules. C'est pourquoi on arrive sur une config à 16 poules finales au lieu de 8)
Viboramatch utilise la méthode du « serpentin » ou la méthode du tirage au sort par niveaux (ou chapeaux) : c'est vous qui choisissez. Exemple pour la méthode du serpentin : 4 poules de 4 paires, classées par ordre de poids décroissant de 1 à 16, et positionnées obligatoirement de la manière suivante :
| [A] | [B] | [C] | [D] |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 8 | 7 | 6 | 5 |
| 9 | 10 | 11 | 12 |
| 16 | 15 | 14 | 13 |
C'est long pour tester le scoring des matchs !
À qui le dites-vous ! C'est vraiment fastidieux quand on veut tester, de saisir une trentaine de scores.
Heureusement il y a un truc magique pour demander au système de renseigner les scores automatiquement.
Pour cela, ajoutez &test=true à l'URL de la page qui affiche les matchs, par exemple :
https://viboramatch.com/index.php?page=matchdepart&test=true
Cela va faire apparaître un bouton rouge « TEST », devant les poules, afin de remplir automatiquement les scores !
J'ai une proposition de partenariat
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Et pour voir des pieuvres jouer au Padel ?
Sur quels critères sont basés les chapeaux des poules ?
L'appariement utilise le poids (classement) de la paire pour s'assurer que les meilleures paires ne se rencontrent pas dès le premier tour (système de Têtes de Série).
Comment sont départagés les ex-aequo dans une poule ?
Voici exactement comment le départage est fait dans le code (classement des poules).
1) Nombre de victoires (le plus grand d'abord).
2) Différence de sets = sets gagnés - sets perdus.
3) Différence de jeux = jeux gagnés - jeux perdus.
4) Match direct si égalité parfaite sur les 3 critères.
Les cuts pour les tournois
Pour les tournois Dames et Messieurs Seniors et Seniors plus, des CUTS ont été instaurés afin d'homogénéiser les niveaux dans les tournois P 25 à P 250 inclus.
Pour les tournois P 500 / P 1000 / P 1500 et P 2000, pas de limitation de classement.
Les listes sont arrêtées aux poids des paires.
| Épreuves | Messieurs | Dames | Mixtes | Jeunes |
|---|---|---|---|---|
| P 2000 | OPEN (au cut) | OPEN (au cut) | Pas d'épreuve | Pas d'épreuve |
| P 1500 | OPEN (au cut) | OPEN (au cut) | Pas d'épreuve | Pas d'épreuve |
| P 1000 | OPEN (au cut) | OPEN (au cut) | Pas d'épreuve | Pas d'épreuve |
| P 500 | OPEN (au cut) | OPEN (au cut) | Pas d'épreuve | Pas d'épreuve (hors TNJ) |
| P 250 | INTERDIT AU TOP 800 inclus | INTERDIT AU TOP 100 inclus | Pas de limitation de classement | Pas de limitation de classement |
| P 100 | INTERDIT AU TOP 3.000 inclus | INTERDIT AU TOP 300 inclus |
INTERDIT TOP 3.000 Messieurs inclus TOP 300 Dames inclus |
Pas de limitation de classement |
| P 50 | INTERDIT AU TOP 10.000 inclus | INTERDIT AU TOP 1.000 inclus |
INTERDIT TOP 10.000 Messieurs inclus TOP 1.000 Dames inclus |
Pas de limitation de classement |
| P 25 | INTERDIT AU TOP 30.000 inclus | INTERDIT AU TOP 3.000 inclus |
INTERDIT TOP 30.000 Messieurs inclus TOP 3.000 Dames inclus |
Pas de limitation de classement |
Quel est le format des scores ?
Vous choisissez de paramétrer les scores en fonction de vos besoins.
Voici les formats officiels :
| Format | Structure du match | Point décisif (No-Ad) | Catégories de tournois (Usages fréquents) |
|---|---|---|---|
| A1 / A2 | 3 sets à 6 jeux | A2 uniquement | P500, P1000, P1500, P2000 (Phases finales) |
| B1 / B2 | 2 sets à 6 jeux + Super TB | B2 uniquement | P100, P250, P500 (Standard de la compétition) |
| C1 / C2 | 2 sets à 4 jeux + Super TB | C2 uniquement | P25, P50, P100, Jeunes et Senior+ |
| D1 / D2 | 1 set à 9 jeux | D2 uniquement | P25, Consolantes, Matchs de classement |
| E | 1 Super Tie-break (10 pts) | Non | P25, Animations, Fins de tableaux |
| F | 1 set à 4 jeux | Oui | P25 Flash, Tournois jeunes, Consolantes |
Et les tableaux à départ en ligne (TDL) ?
Viboramatch gère les tableaux à départ en ligne (TDL).
Le TDL s'organise sous forme de tableau unique. Nombre de paires 8, 16 ou 32.
Toutes les paires débutent dans le tableau principal.
Après chaque match, les équipes continuent leur parcours via des matchs de classement ou une consolante.
Les oppositions évoluent donc en fonction des résultats.
Caractéristiques :
• Structure simple et rapide à mettre en place
• Progression directe dans un tableau
• Adaptation progressive du niveau des matchs
• Tirage initial pouvant créer des écarts de niveau au premier tour
À privilégier si :
• le temps disponible est limité
• une organisation simple est recherchée
• un format fluide avec enchaînement rapide des matchs est souhaité
Et la gestion des inscriptions des joueurs ?
2 approches sont possibles : via Stripe (expliqué ici) qui prend une petite commission et via HelloAsso (expliqué plus loin) qui est gratuit.
Si vous hésitez je propose un comparatif détaillé plus loin dans la FAQ
Viboramatch pourrait vous proposer de gérer les inscriptions mais cela vous couterait des frais de gestion inhérents au service et, personnellement, je trouve qu'il est plus sain que les flux financiers soient gérés directement par le club de Padel de la façon la plus transparente possible.
La procédure est assez simple.
Si vous n'êtes pas familier avec les outils bureautiques vous aurez certainement un adhérent qui s'y connait et qui pourra vous aider !
Voici un déroulé à moindre frais à adapter selon vos besoins et qui vous rendra complètement autonome
1. Créer le lien de paiement Stripe (Stripe | Plateforme et solution de paiement en ligne)
Dans le dashboard Stripe, aller dans Liens de paiement > Créer.
- Créer un produit du type « Inscription tournoi padel, part par joueur » avec le montant par personne.
- Activer Collecter le nom et ajouter un champ personnalisé « Nom de votre équipe / partenaire ». C'est ce qui permettra de rapprocher un paiement d'une inscription.
- On peut aussi activer Limiter le nombre de paiements (par exemple 2 × le nombre d'équipes max) pour bloquer automatiquement les inscriptions quand c'est complet.
- Copier le lien généré.
Comme chaque joueur paie sa part, deux options :
- Deux paiements séparés : chacun paie via le même lien en indiquant le nom de l'équipe.
- Quantité modifiable (1 ou 2) : un joueur peut payer pour les deux s'il le souhaite.
2. Créer le Google Form
Questions à prévoir :
- Nom, prénom, e-mail, licence et téléphone (WhatsApp) du joueur 1
- Idem pour le joueur 2
- Acceptation du règlement (annulation, remboursement, RGPD)
Dans Paramètres, activer la collecte des adresses e-mail. Dans Réponses, cliquer sur l'icône Sheets pour lier le formulaire à un Google Sheet pour la gestion des inscriptions.
3. Envoyer le lien Stripe après l'inscription
- Version simple : dans Paramètres > Présentation, modifier le message de confirmation du formulaire : « Merci ! Pour valider votre inscription, chaque joueur règle sa part ici : [lien Stripe].» Le joueur voit le lien dès qu'il envoie le formulaire.
4. Suivre les paiements
- Dans Stripe > Paramètres > E-mails, activer les notifications de paiement réussi pour être prévenu à chaque encaissement.
- Le dashboard Stripe > Paiements liste tout (nom, e-mail, licence, etc.).
- Dans Google Sheet, ajouter des colonnes Payé J1, Payé J2 et Confirmé (oui/non) que vous pouvez cocher en croisant avec Stripe.
5. Confirmer sur WhatsApp
Quand les deux parts sont payées, envoyer un message aux joueurs (ou créer un groupe par tournoi). Par exemple : « Bonjour [prénom], nous avons bien reçu les deux paiements, votre équipe [nom] est confirmée pour le tournoi du [date]. Rendez-vous à [lieu] à [heure]. »
Points d'attention
- Relances : prévoir un délai de paiement (par exemple 48 h), sinon la place est libérée.
- Politique de remboursement : l'annoncer dans le formulaire. Stripe permet de rembourser en un clic.
- Frais Stripe : environ 1,5 % + 0,25 € par paiement pour les cartes européennes.
Cela peut vous paraitre un peu fastidieux la toute première fois mais ensuite tout sera automatisé pour vos prochains tournois
Gestion des inscriptions des joueurs avec HelloAsso ?
Si votre club est une association loi 1901, HelloAsso est une alternative intéressante à la combinaison Google Form + Stripe : le formulaire d'inscription et le paiement sont au même endroit. Vous n'avez donc plus à rapprocher à la main un paiement et une inscription, puisque les deux arrivent ensemble.
Autre différence : la plateforme ne prend pas de frais au club. Elle se rémunère par une contribution volontaire proposée au joueur au moment du paiement, que celui-ci peut modifier ou refuser.
1. Créer le compte du club
Inscription de l'association sur HelloAsso, avec les informations administratives habituelles (statuts, SIREN, IBAN du club pour recevoir les fonds). C'est la seule étape un peu administrative, et elle ne se fait qu'une fois.
2. Créer la billetterie du tournoi
C'est l'équivalent du Google Form, en remplaçant aussi le lien de paiement :
- un tarif « part par joueur » avec le montant par personne ;
- le nombre de places maximum, pour que les inscriptions se ferment toutes seules quand c'est complet ;
- des questions complémentaires : nom, prénom, e-mail, licence, téléphone (WhatsApp), nom de l'équipe ou du partenaire ;
- l'acceptation du règlement (annulation, remboursement, RGPD).
3. Diffuser le lien
La billetterie a sa propre page publique : le joueur s'inscrit et paie dans la foulée, sans créer de compte sur votre site. Le lien se partage par e-mail, sur les réseaux du club ou par QR code affiché au club.
4. Suivre les inscriptions
Le tableau de bord liste les inscriptions avec les réponses aux questions et le paiement associé. L'export en tableur vous donne la liste des joueurs prête à être reprise pour constituer les paires du tournoi. Les colonnes « Payé J1 / Payé J2 » n'ont plus lieu d'être : une inscription enregistrée est une inscription payée.
5. Confirmer sur WhatsApp
Comme avec Stripe : une fois les deux parts réglées, un message aux deux joueurs (ou un groupe par tournoi) confirme l'équipe, le lieu et l'horaire.
Points d'attention
- Réservé aux associations : si votre structure est une société commerciale, HelloAsso n'est pas accessible et il faut rester sur Stripe.
- La contribution volontaire est proposée au joueur au moment de payer. Elle surprend parfois : un mot d'explication dans la description du tournoi évite les questions.
- Les paiements se font par joueur, exactement comme avec le lien Stripe : penser à faire indiquer le nom de l'équipe ou du partenaire pour pouvoir reconstituer les paires.
- Délais de versement et remboursements : vérifier les modalités en vigueur dans votre espace HelloAsso avant d'annoncer votre politique d'annulation aux joueurs.
Si vous n'êtes pas familier avec les outils bureautiques vous aurez certainement un adhérent qui s'y connait et qui pourra vous aider !
Comparatif : Google Form + Stripe vs HelloAsso
Les deux solutions aboutissent au même résultat : des inscriptions payées et une liste de joueurs exploitable. Elles ne demandent simplement pas le même travail ni la même structure juridique.
| Google Form + Stripe | HelloAsso | |
|---|---|---|
| Structure du club | Association ou société, peu importe | Association loi 1901 uniquement |
| Frais | À la charge du club : environ 1,5 % + 0,25 € par paiement (cartes européennes) | Aucun frais pour le club ; contribution volontaire proposée au joueur, qu'il peut modifier ou refuser |
| Formulaire d'inscription | À créer à part dans Google Form | Inclus dans la billetterie |
| Lien inscription ↔ paiement | Manuel : c'est vous qui rapprochez les paiements Stripe des réponses du formulaire | Automatique : inscription et paiement arrivent ensemble |
| Gestion du « complet » | Limite sur le nombre de paiements, mais le formulaire reste ouvert de son côté | Nombre de places géré par la billetterie, fermeture automatique |
| Suivi | Deux endroits : dashboard Stripe + Google Sheet, avec des colonnes Payé J1 / Payé J2 à cocher | Un seul tableau de bord, une inscription enregistrée est une inscription payée |
| Mise en place initiale | Compte Stripe, lien de paiement, formulaire, message de confirmation | Compte association (statuts, SIREN, IBAN), puis la billetterie |
| Travail par tournoi | Le pointage des paiements, à refaire à chaque édition | Dupliquer la billetterie du tournoi précédent |
| Récupération dans ViboraMatch | Export du Google Sheet | Export du tableau de bord |
En résumé
- Club en association : HelloAsso est presque toujours le choix le plus simple et le moins cher.
- Club en société, ou club qui utilise déjà Stripe pour autre chose : Google Form + Stripe reste parfaitement valable, au prix du pointage manuel.
- Premier tournoi en ligne, sans habitude des outils : HelloAsso vous évite de tenir deux listes en parallèle (les inscriptions d'un côté, les paiements de l'autre). C'est la veille du tournoi, au moment de figer les équipes, que cette différence se sent.
Dans les deux cas, ViboraMatch n'intervient pas dans les paiements, c'est un choix délibéré. L'argent est le nerf de la guerre, c'est à vous d'en maitriser les entrées et les sorties : vous arrivez avec votre liste de joueurs exportée, et le tournoi se construit à partir de là.
Si vous n'êtes pas familier avec les outils bureautiques vous aurez certainement un adhérent qui s'y connait et qui pourra vous aider !
Têtes de série — Est-ce que j'ai une gueule de tête de série ?
Pour ceux qui n'ont pas la référence 😉
Les Têtes de Série (TS) au Padel
C'est quoi une tête de série ?
Une tête de série est une paire classée parmi les meilleures du tournoi, à qui l'on attribue une position protégée dans le tableau afin d'éviter qu'elle ne rencontre une autre paire de niveau équivalent trop tôt dans la compétition. L'objectif est de garantir que les meilleurs joueurs se retrouvent logiquement en fin de tableau (demi-finales, finale).
🏆 Tournois avec Poules
Dans ce format, le tableau se compose de deux phases :
- Phase de poules — toutes les paires s'affrontent au sein de leur groupe
- Phase finale — les qualifiés de chaque poule s'affrontent en tableau direct
Rôle des TS dans ce format
Les têtes de série n'entrent en jeu qu'après les qualifications, c'est-à-dire au moment de la constitution du tableau final.
📋 Tournois TDL (Tableau Direct avec Losers)
Ce format combine un tableau direct principal et un tableau de repêchage pour les perdants du premier tour.
Rôle des TS dans ce format
Le placement des TS est strict et réglementé par la FFT dès le tirage au sort initial.
Concrètement :
- La TS 1 et la TS 2 sont placées dans des moitiés de tableau opposées — elles ne peuvent se rencontrer qu'en finale
- Les TS 3 et 4 sont réparties dans les quarts restants — elles ne peuvent se rencontrer qu'en demi-finale
- Les TS suivantes (5-8, etc.) sont tirées au sort dans les huitièmes de tableau restants, toujours selon une logique de séparation stricte
- Ce placement est obligatoire et non soumis au hasard pour les premières têtes de série
Témoignages
Avant, organiser un tournoi de padel était un véritable casse-tête. Gérer les inscriptions, établir les tableaux, suivre les scores, tout se faisait manuellement. Cela prenait un temps fou et les erreurs étaient fréquentes. Depuis que nous utilisons un système automatisé, c'est le jour et la nuit ! Les inscriptions sont fluides, les joueurs reçoivent des notifications automatiques, les matchs sont planifiés en un clin d'œil, et les classements sont mis à jour en temps réel. Cela nous a permis de gagner un temps précieux, de réduire le stress et d'organiser des tournois beaucoup plus professionnels et agréables pour tous. C'est un progrès immense pour les organisateurs.
J'aime bien participer à des tournois de padel de temps en temps, mais je n'ai pas toujours beaucoup de temps à consacrer à l'organisation. Ce qui est génial avec le système automatisé, c'est la simplicité ! Je peux m'inscrire en quelques clics, recevoir des rappels pour mes matchs, et suivre l'évolution du tournoi sans effort. Je n'ai plus besoin de me soucier des aspects logistiques. Tout est clair et bien organisé. Cela me permet de profiter pleinement du jeu et de l'ambiance des tournois sans les tracas administratifs. C'est vraiment un progrès qui rend le padel plus accessible et plus agréable pour tout le monde.
En tant que joueur régulier, j'ai vu la différence. Avant, on devait souvent chercher les résultats sur des feuilles affichées, et il y avait parfois des retards. Avec le système automatisé, tout est accessible instantanément sur mon téléphone. Je peux voir mon prochain match, mes adversaires, les scores en direct des autres matchs, et mon classement dans le tournoi. Cela rend l'expérience beaucoup plus immersive et interactive. Plus de perte de temps à attendre ou à chercher des informations. On peut se concentrer sur le jeu, et ça, c'est un vrai plus !
Pour la gestion de notre club, ce système est une aubaine. Il nous permet de gérer plus facilement les inscriptions aux tournois, d'optimiser l'utilisation de nos terrains, et d'offrir un service de meilleure qualité à nos membres. Les fonctionnalités de communication intégrées nous aident à tenir les joueurs informés et à gérer les imprévus. De plus, les statistiques générées par le système nous donnent des informations précieuses pour améliorer nos offres et nos événements. C'est un investissement qui a rapidement prouvé sa valeur en simplifiant nos opérations quotidiennes et en augmentant la satisfaction de nos adhérents.
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